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コラム

どうする?電子帳簿保存法への対応

令和4年(2022年)1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されました。電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の保存にかかる負担の軽減のために、原則書面で保存するとされてきたものをデータで保存することを認める法律です。

電子取引の電子保存の義務化の宥恕(ゆうじょ)措置の期限である2023年中を目安に、要件を満たせるよう準備が必要です。

電子帳簿保存法の保存区分

1.電子帳簿等保存

「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することです。具体的にいうと、自分が会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類などを「電子データのままで保存する」ことを指します。例えば次のような書類があります。

会計システムを用いて一貫して作成している帳簿(国税関係帳簿)は、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを利用して作成・保存していれば、今すぐに電子保存を行うことができます。市販の会計システムの多くは要件をほとんど満たしていると考えられますので、すでに利用している場合は、公益社団法人日本文書マネジメント協会(JIIMA)認証済みのシステムであることをJIIMAのホームページで確認してみてください。

2.スキャナ保存

「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」することです。具体的にいうと、相手から受け取った請求書や領収書などを、スキャニングして保存することです。例えば次のような書類があります。

スキャンした書類のデータを保存するシステム選ぶ際には、検索機能やタイムスタンプ機能があること、訂正削除履歴を残す機能があることが選定のポイントです。保存要件には、検索機能やシステム開発関係書類の備付けなどさまざまなものがありますが、特に注目すべきなのは、入力のタイミングとタイムスタンプです。基本的に受領後、定められた入力タイミングまでに入力してタイムスタンプを付すこととされています。保存までの期間も、最長で約70日(2か月とおおむね7営業日)以内とされています。

3.電子取引データ保存

「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。具体的には、領収書や請求書といったように、紙でやりとりしていた場合にはその紙を保存しなければならない内容をデータでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、そのデータを保存しなければならないというものです。例えば、次のような取引情報があります。

電子取引データを保存するシステム選ぶ際にも、検索機能やタイムスタンプ機能があること、訂正削除履歴を残す機能があることが選定のポイントとなります。

電子データで交付を受ける取引書類には、たとえばECサイトからデータでダウンロードする請求書PDFなども含まれます。ECサイトが普及し、電子データでの交付が一般的となっていますので、一部でも電子取引で受け取っているものがあるなら、電子取引の電子保存をするか、その書類の書面を入手して保存せざるをえません。書面の交付を行わないECサイトもあるようですので、書面での入手が困難なケースも考えられます。まずは、どのような電子取引が発生しているのかを確認し、電子データでの交付が一つでもあるようなら対応が必須となります。

取り組むべき4つのポイント

どの帳簿・書類をどの方式で電子保存するか

現状非効率となっている書類を把握し、件数が多く、回付する人が多い書類を電子化することからスタートしましょう。インボイス制度が始まると、請求書などの保存すべき書類が増えるので、まずは請求書や領収書を電子化することに取り組むのが効果的です。

保存先のシステムの選定

検索機能、タイムスタンプ機能、訂正削除履歴を残す機能があることを選定がポイントになります。タイムスタンプや訂正削除履歴の機能は、電子帳簿保存法の要件を満たすだけでなく、正確な入力を行うことになります。内部統制の観点から、あえてタイムスタンプを利用するという考え方もあります。

業務フローの見直し

書面で受け取っていた書類、たとえば請求書や領収書が電子データになることにより、書類をやりとりする取引先とのすり合わせや、従業員から経理部への支払申請や経費精算の業務フローの変更が必要になることが考えられます。書類のやりとりは多くの人が関わるため、業務フローの見直しと決定、社内外の情報共有が重要です。

事務処理規定の備え付け

電子帳簿等保存を適切に行うための社内経理規程、スキャナ保存を適切に行うための電子化保存規程、電子取引データの改ざん防止のための事務処理規程などを整備します。社内規程を設けることで、電子保存に関わる社員に電子保存のあり方や適切に保存するための社内ルールを示すことができます。規程のサンプルは国税庁のホームページに掲載されていますので、自社のやり方に合わせて作成することが重要です。

2022年1月から予定されていた電子取引に関するデータ保存義務化は、ひとまず2023年12月末までに行われた分は紙保存が認められることとなりました。しかし今後、あらゆる分野でデジタル化・電子化がすすんで進んでいくことは避けられません。

今回の改正電帳法をきっかけに専用の会計ソフト等を導入するのも一つの方法です。また、銀行やクレジットカードのデータと連携しながら記帳・保存するシステムもあります。

2024年1月からの電子帳簿保存法より前の2023年10月からインボイス制度もスタートします。このタイミングでIT導入補助金を利用しながら経理業務の効率化を進めていくことも可能です。この機会にまとめてクラウド化して業務改善しませんか。

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